Come organizzare un family day aziendale: dalla pianificazione alla misurazione dei risultati

Organizzare un evento aziendale dedicato alle famiglie dei dipendenti non è solo un’occasione di svago, ma anche un potente strumento per rafforzare la cultura aziendale, aumentare l’engagement e migliorare il clima interno. Sempre più aziende scelgono di investire in queste iniziative per valorizzare il capitale umano e mostrare attenzione al benessere dei collaboratori e delle loro famiglie. Un esempio virtuoso è l’organizzazione dei family day aziendali di Circowow, specializzata nel creare esperienze coinvolgenti e su misura.

Fase di pianificazione: definire obiettivi e budget

Il primo passo per capire come organizzare un family day aziendale è chiarire quali sono gli obiettivi. Vuoi rafforzare il senso di appartenenza? Premiare i dipendenti? Lanciare un messaggio valoriale? Ogni obiettivo richiede strategie e attività diverse.

Una volta definiti gli obiettivi, è essenziale stabilire dei KPI misurabili: ad esempio, numero di partecipanti, livello di soddisfazione (da rilevare tramite survey post-evento), numero di interazioni sui canali social interni, ecc.

Infine, il budget: deve essere proporzionato alle dimensioni aziendali e al numero previsto di partecipanti. Suddividilo in voci chiare (location, catering, attività, logistica, comunicazione, imprevisti) e prevedi un margine del 10-15% per eventuali spese extra.

Scelta del periodo e della location ideale

Quando si affronta il tema come organizzare un family day aziendale, uno degli snodi più importanti è il quando e il dove.

Scegliere il periodo giusto significa considerare fattori stagionali (ad esempio: eventi all’aperto in primavera/estate, al coperto in autunno/inverno) e verificare che non ci siano sovrapposizioni con ponti, festività o periodi di ferie.

La location deve essere facilmente accessibile per i dipendenti e le loro famiglie: valuta la disponibilità di parcheggi, la vicinanza a mezzi pubblici, l’accessibilità per persone con disabilità e la capienza rispetto al numero di invitati. Importante anche la presenza di spazi differenziati per diverse attività (es. area bimbi, area relax, area spettacoli).

Formazione del team organizzativo e distribuzione dei ruoli

Un family day di successo richiede un comitato interno ben strutturato, con ruoli e responsabilità chiari. Include persone provenienti da diversi dipartimenti per avere una rappresentanza trasversale e favorire il coinvolgimento.

Per eventi più complessi, valuta il supporto di un’agenzia specializzata, come Circowow, che può garantire un livello professionale di progettazione, gestione e animazione, sollevando il team interno da numerosi aspetti operativi.

Definisci figure chiave come il responsabile progetto, i referenti attività, il coordinatore logistica e il referente comunicazione. Prevedi riunioni periodiche per monitorare l’avanzamento e risolvere eventuali criticità.

Programmazione delle attività: creare un'agenda bilanciata

Come organizzare un family day aziendale che sia realmente inclusivo? Strutturando un’agenda che tenga conto delle esigenze di tutte le fasce d’età.

Prevedi attività per bambini (laboratori creativi, spettacoli, giochi), per adolescenti (tornei sportivi, gaming, workshop), per adulti (visite guidate, talk motivazionali, momenti di networking) e per famiglie (spettacoli, attività di gruppo, premi e lotterie).

Mantieni un equilibrio tra momenti strutturati e momenti liberi per permettere a tutti di vivere l’evento senza stress. Ricorda di prevedere pause e aree relax.

Comunicazione dell'evento: strategie efficaci

Utilizza tutti i canali aziendali a disposizione: intranet, newsletter, email, lavagne digitali, chat interne. Prepara materiali visivi accattivanti (poster, teaser video, inviti personalizzati) e coinvolgi i manager come ambasciatori dell’evento.

Comunica le informazioni in modo chiaro: data, luogo, programma, modalità di iscrizione, eventuali informazioni logistiche. Mantieni viva l’attenzione con aggiornamenti periodici e piccoli “assaggi” delle attività previste.

Gestione logistica e aspetti pratici

Organizza i trasporti (navette, convenzioni con parcheggi), cura il catering con attenzione a esigenze alimentari specifiche (vegetariani, vegani, intolleranze), garantisci un adeguato piano di sicurezza (pronto soccorso, piani di evacuazione, assistenza bambini).

Importantissimo il contingency planning: avere piani B in caso di maltempo, malfunzionamenti tecnici o altre emergenze permette di affrontare eventuali imprevisti senza compromettere l’esperienza.

Durante l'evento: coordinamento e supervisione

Assicurati che il team sappia esattamente cosa fare, dove stare e chi contattare in caso di problemi. Prevedi briefing mattutini, walkie-talkie o gruppi chat per comunicazioni veloci e punti di riferimento chiari per i partecipanti (info point, segnaletica visibile).

Assegna task specifici a persone dedicate: chi gestisce le attività per bambini, chi supervisiona la logistica, chi documenta l’evento.

Documentazione e storytelling dell'evento

Uno degli aspetti spesso sottovalutati quando si pensa a come organizzare un family day aziendale è la raccolta di materiali utili per lo storytelling aziendale.

Prevedi fotografi e videomaker professionisti per documentare i momenti salienti. Raccogli interviste ai partecipanti, testimonianze, immagini e video che potranno essere usati per articoli interni, post sui social aziendali, newsletter e reportistica.

Il racconto post-evento è fondamentale per consolidare l’esperienza e mostrarne il valore anche a chi non ha potuto partecipare.

Raccolta feedback: metodi e tempistiche

Ultimo, ma non meno importante, è capire come misurare i risultati.

Prepara survey post-evento da inviare entro pochi giorni (per non perdere freschezza nei ricordi), prevedendo domande su gradimento, organizzazione, attività e suggerimenti per il futuro. Puoi affiancare alle survey delle interviste qualitative con un campione di partecipanti o dei focus group per approfondire aspetti specifici.

Analizza i dati rispetto ai KPI definiti inizialmente e condividi i risultati con la leadership e il team organizzativo. Questo permetterà di individuare punti di forza e aree di miglioramento, rendendo i prossimi eventi ancora più efficaci.